Stop met het schrijven van plannen en rapporten

Aan het begin van mijn workshop stel ik vaak de vraag: welke van je huidige taken zou je het allerliefst uitbesteden? Eén van de meest gegeven antwoorden daarop is: schrijven.

Rapporten, plannen of voorstellen schrijven; veel projectleiders hebben er een broertje dood aan. Hoog tijd om een lans te breken voor een heel andere manier van werken.

Schrijven is namelijk lang niet zo vaak nodig als je misschien denkt. Bovendien moet je je bedenken: projectleiders zijn lang niet altijd schrijvers. Maar opdrachtgevers, stuurgroepleden of andere stakeholders zijn ook lang niet altijd lezers.

Waarom schrijven we eigenlijk in projecten? Er zijn grofweg drie redenen:

1. Good old informatieoverdracht: wat is de bedoeling, hoe staat het ervoor, waar loop je tegenaan?

2. Het vastleggen van afspraken: wat moet het resultaat zijn, wat heb je nodig om daar te komen?

In het verlengde daarvan ligt nog een derde reden (die we vaak niet hardop uitspreken):

3. Indekken

Alternatieven

Bij elk van deze drie redenen kun je de geadresseerde in gedachten te houden en je afvragen: hoe verwerkt die het liefst de informatie?

Staat hij of zij echt te popelen om een lijvig plan of een uitvoerige rapportage te lezen? Of is er een andere, laagdrempeliger of leukere manier om je doel te bereiken?

Ik geef je wat inspirerende alternatieven.

Maak je plan in Powerpoint

Ik erken: dat voelt misschien niet meteen heel sprankelend. Maar bedenk je eens wat de grote waarde van Powerpoint is. Het dwingt je om kort en to-the-point te zijn. Je kunt visuele elementen toevoegen. Het ondersteunt je verhaal. Kortom: een projectplan in Powerpoint voorkomt dat je eindeloze lappen proza moet schrijven en stimuleert dat het gaat over waar het over zou moeten gaan: het verhaal.

Gebruik Whatsapp

Ik deed eens een intake waarbij ik aan mijn opdrachtgever vroeg hoe zij het liefst geïnformeerd wilde worden. Eerder had ik namelijk ervaren dat mijn wekelijkse rapportages zelden gelezen werd.

Ze dacht even na en zei: “Ik zou het liefst hebben dat je me wekelijks even bijpraat. Maar mijn agenda is nogal ingewikkeld.”

En zo werd onze wekelijkse Whatsapp update geboren. Ik sprak elke vrijdag een bericht voor haar in. Als ik een vraag had in mijn spraakbericht, dan kwam zij daar per Whatsapp op terug. Zo kon onze face-to-face interactie beperkt blijven tot eens per twee maanden. Werkte voor ons allebei uitstekend! Sterker nog: toen de stuurgroep hier lucht van kreeg vroegen ze ook om regelmatige Whatsapp updates.

Foto’s als verslag

Tijdens een kick-off met het projectteam en de stuurgroepleden werden afspraken vastgelegd. Afspraken over planning, escalaties, hoe om te gaan met risico’s, je kent het wel.

Het was een goede interactieve sessie, waarin iedereen de kans kreeg om in te brengen wat belangrijk was, wat hij of zij nodig had en hoe we bepaalde knelpunten zouden tackelen.

Aan het eind van de dag hadden we bladen vol gestift met geordende overzichten van wat we hadden besproken en besloten. Eén van de afspraken uit de sessie was dat we elkaar niet zouden bestoken met lijvige documenten en rapportages.

En om meteen de daad bij het woord te voegen hebben we geen uitgebreid verslag gemaakt van deze afspraken. In plaats daarvan hebben we de foto’s van de bladen met iedereen gedeeld én in uitgeprinte vorm in de projectkamer gehangen.

Leuker

Kortom, stap niet te snel in de routine van schrijven. Ga met elkaar in gesprek. Laat ‘hoe het hoort’ los en vraag je in plaats daarvan af: hoe komt informatie het beste aan, waar kunnen we alternatieven verzinnen, hoe kunnen we het effectiever en vooral ook leuker maken om informatie uit te wisselen?

Natuurlijk leent niet elke situatie zich hiervoor en ontkom je er niet helemaal aan om dingen op papier te zetten. Hier vind je wat tips om het in dat geval leuker en leesbaarder te maken.

 

Wil je ook moeiteloos projecten leiden?

Kom donderdag 27 juni naar de live Workshop Moeiteloos Projecten Leiden in Vianen! Je leest er hier alles over.
 

Klik voor meer informatie

332

Ook interessant voor je

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *