Wat projectleiders kunnen leren van marketeers

Om de knuppel maar eens in het spreekwoordelijke hoenderhok te gooien: de meeste geschreven plannen en rapporten zijn niet om door te komen. Dodelijk saai, wollig of vol lange zinnen, druipend van jargon. Als projectleider heb ik me daar ook regelmatig schuldig aan gemaakt. In een poging genuanceerd en volledig te zijn valt de hele boodschap weg in oeverloos gezever. En de lezer, waar de informatie voor bedoeld is, haakt na de tweede zin al af.

Slechte rapporten kosten iedereen te veel tijd en energie. En het meest vervelende: ze hebben weinig rendement. De nuances worden er niet uitgepikt door de lezer, de stuurgroep kijkt glazig en de gevraagde besluitvorming is gebrekkig. Of blijft helemaal achterwege. In plaats van met heldere instructies verlaat de projectleider het overleg met hangende schouders. En een lijst vol wedervragen van de stuurgroep.

Projectleiders zijn vaak geen schrijvers. En beslissers zijn vaak geen lezers.

Hoe draag je dan toch effectief informatie over?

Heb je je weleens afgevraagd waarom lezers wel geboeid blijven als ze een blog of een tijdschrift lezen, terwijl ze meteen beginnen te knikkebollen boven een rapport? Het makkelijke en snelle antwoord zou zijn: omdat de lezer een blog of blad zelf kiest. Maar er zit meer achter. Ik zal een paar tips uit mijn eigen praktijk met je delen.

Tips voor rapporten-met-X-factor

Vertel een verhaal. Hoe zou je de ins en outs van je project uitleggen als je opdrachtgever tegenover je zat? Zou je dezelfde woorden gebruiken als in een rapport? Waarschijnlijk niet. Spreektaal is anders dan geschreven taal. Toegankelijker. Met kortere zinnen en informeler woordgebruik. Als je deze spreektaal vervlecht in je stuk, maak je de informatie veel makkelijker te verteren voor je lezer.

Maak een ‘magazine’. Een toegankelijke bladspiegel leest prettiger dan grote lappen tekst. Gebruik kaders om belangrijke informatie uit te lichten. Voeg een infographic toe om je verhaal te ondersteunen. Je trekt de aandacht naar een belangrijk stuk tekst door er een quote van te maken. Die truc heb ik hier boven toegepast. Door de lezer hapklare stukken aan te bieden leid je hem eenvoudig door de informatie heen.

Leer van reclameschrijvers. Als er één groep professionals is die de kunst van het boeien van de lezer beheerst, dan is het reclameschrijvers. Een paar trucs die je meteen kunt toepassen in je rapporten:

  • Maak in de allereerste alinea duidelijk wat de bedoeling is. Schrijf geen gortdroge introductie, maar begin met een vertellende inleiding. Neem de lezer mee door het stuk. “Na de roerige vorige fase van het project, zijn we nu in wat rustiger vaarwater beland. Op dit moment staan we voor de keuze voor ABC. Deze keuze is bepalend voor XYZ. Ik blik met u terug op de ontwikkelingen van de afgelopen periode. Nadat ik heb toegelicht waar we nu staan in het project, leg ik u een aantal beslispunten voor”.
  • Verplaats je in de wereld van de lezer. Schrijf in een taal die hij begrijpt. Vermijd jargon.
  • Schrijf actief en concreet. Dus niet: “In deze rapportage wordt u geïnformeerd over…” maar: “Ik informeer u in deze rapportage over…”

Laat wat je op de middelbare school geleerd hebt over teksten schrijven los. Een zin mag best beginnen met ‘en’. Het is prima om lange en korte zinnen af te wisselen. Of spreektaal te gebruiken. En het ontbreken van een onderwerp, persoonsvorm of lijdend voorwerp maakt een stuk echt niet onleesbaar. Probeer maar.

Het is tijd voor een andere manier van rapporteren in projecten. Een manier waarop zowel het zenden als het ontvangen prettiger en effectiever wordt. Daarvoor is het nodig om de traditionele manier van schrijven los te laten. En elkaar niet langer te tergen met onleesbare lappen tekst.

 

Hoe bouw je een positief project?

Heb je het gevoel dat er een leuke en positieve manier moet zijn om projecten te organiseren? Je leest er hier alles over.
 

Bouw aan een Positief Project

5814

Ook interessant voor je

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *