Een projectorganisatie is een bijzondere biotoop. Mensen van zeer diverse pluimage worden in een tijdelijke organisatie bij elkaar gezet om een klus te klaren. Meestal binnen strakke condities. En daar zit je dan. Buiten je bekende afdeling, vaak in een voor jou ongebruikelijke rol, ga je met een groep relatief onbekenden een periode lang intensief samenwerken. De belangen zijn groot en de verwachtingen zijn hoog. Is het dan raar dat het werken in projecten onveilig kan aanvoelen?

Ik kom het regelmatig tegen: projecten waarin een ‘cover your ass’ cultuur is ontstaan. Waarin e-mailwisselingen worden bewaard als bewijsmateriaal dat De Ander een fout heeft gemaakt. Of waarin rapportages doordrenkt zijn van subtiele of minder subtiele wenken over wie er niet, te laat of verkeerd heeft ‘geleverd’.

Projecten waar een sfeer van wantrouwen, achterdocht of angst heerst, gaan niet vliegen.

Ze kunnen best tot een goed einde komen, maar het geheel wordt nooit meer dan de som der delen. Veiligheid in een project maakt dat een team net dat stapje meer zet, net even meer durft te experimenteren en het beste uit zichzelf wil halen. En, niet onbelangrijk, dat de samenwerking binnen de organisatie een boost krijgt, die ook na afronding van de projectperiode voelbaar blijft.

Een indek-cultuur is vrij eenvoudig te herkennen: discussies worden niet open gevoerd, teamleden vragen niet om hulp of om feedback. Fouten worden niet toegegeven, maar er wordt wel meteen een ‘schuldige’ aangewezen. Er worden snel conclusies getrokken, vooral over anderen. Een indek-cultuur betekent overigens niet per se dat er een gespannen sfeer heerst. Vaak zit het wat dieper onder de oppervlakte en is het niet direct waarneembaar, maar wel voelbaar als je er deel van uit van gaat maken.

Het tegenover gestelde van een indek-cultuur is een cultuur van vertrouwen. En vertrouwen is een gevolg.

Vertrouwen is het resultaat van de optelsom van duidelijkheid, aandacht, openheid en het voorleven in je communicatie en je gedrag.

Wat kun je doen als je als projectleider een klus te klaren hebt in een omgeving waar een indekcultuur hangt? Het goede nieuws is: de projectorganisatie als wonderlijke biotoop biedt ook kansen om te bouwen aan een eigen, positieve projectcultuur. Een cultuur die besmettelijk is en die uitstraling heeft naar de rest van de organisatie. Maar hoe pak je dat aan?

Een paar tips:

• Organiseer een visualisatiesessie, waarbij alle beelden van het eindresultaat worden uitgesproken (of uitgetekend, of -geschreven). Waar werken we aan? Hebben we daar dezelfde beelden bij? Welke stappen moeten we nemen? Wanneer vieren we als team succes? Het expliciteren van het gezamenlijke doel en gewenste resultaat geeft een basis van veiligheid in je team.
• Spreek verwachtingen naar elkaar uit, zodat iedereen helder heeft welke prestaties er van hem worden verwacht en wat zijn doelen en taken zijn. Weinig dingen voelen zo onveilig als een niet uitgesproken verwachting of onduidelijkheid over wanneer je je werk goed doet.
• Geef als projectleider het voorbeeld. Durf je kwetsbaar op te stellen. Reageer voorspelbaar en kom afspraken na. Vraag om feedback en om hulp. Spreek waardering uit. Benoem de olifant in de kamer, als die er is. Geef teamleden individuele aandacht. Beschuldig of veroordeel niet. Wees eerlijk en transparant, ook als je iets niet weet.
• Investeer in gezamenlijkheid. Start de dag met een gezamenlijke kop koffie of plan regelmatig een gezamenlijke lunch. Introduceer een teammascotte, een dikke truiendag of een weddenschap (wie wordt er deze week weggestemd bij Expeditie Robinson?) Houd tijd vrij om elkaar ook in een informele setting mee te maken en creëer een sfeer van inclusiviteit, van een groep waar je bij wilt horen.

Een project is zeker geen gezelligheidsclub, maar kan wel positief verschil brengen in de manier waarop (ook na de projectperiode!) samengewerkt wordt. En die bijvangst wil je niet laten liggen. Toch?

Like De Implementatiedokter op Facebook voor een dagelijkse dosis inspiratie