Geloof het of niet, maar ook implementeren is aan bepaalde natuurwetten onderhevig. Hoe grillig het implementatieproces soms ook voelt, er gebeuren voorspelbare dingen. Dingen waar je op kunt anticiperen, als je weet dat ze gaan komen.

En één van die dingen is, dat er een periode zal zijn die zich nog het meest laat typeren als chaos.

Deze fase breekt aan zodra een organisatie, afdeling of groep het ‘oude’ heeft losgelaten, maar de nieuwe situatie nog niet concreet of tastbaar is. Het is vaak de meest pittige fase van een implementatie, waarin alles ter discussie wordt gesteld. Ook dingen die voorheen niet ter discussie stonden. En zelfs de vraag of we wel door moeten gaan met dit project.

Als projecten worden stopgezet, dan is het vaak in deze fase. Het vergt visie, vasthoudendheid en leiderschap om organisaties door deze fase heen te sluizen. Het is in deze fase dat opdrachtgevers of probleemeigenaren nog weleens gaan twijfelen aan de haalbaarheid of houdbaarheid van het projectresultaat.

Het voelt misschien niet zo, maar eigenlijk chaos is in deze fase een goed teken. Het is een laatste oprisping van het systeem – de organisatie of de afdeling – om te proberen alles terug te brengen naar het oude, het bekende. Als een soort immuunsysteem zet het systeem alles op alles om de indringer, de verandering, uit te bannen. Dat kan zelfs stevige vormen aannemen: van het katapulteren van eindeloos veel vragen tot actieve sabotage of muiterij. Maar als je deze fase door bent, gaat de voet van de rem en komt de eindstreep in beeld.

Hoe houd je je staande in deze periode? En wat kun jij als projectleider doen om de organisatie daar doorheen te leiden?

Een paar tips:

Anticipeer op chaos. Besef dat deze fase er bij hoort en bekijk het door een systemische bril: het zegt niet zozeer iets over de kwaliteit van het project of over jouw kwaliteit als projectleider. Het geeft vooral aan in welke fase van de verandering je zit.

Spreek vooraf scenario’s af. Als je je ervan bewust bent dat deze fase erbij hoort, kun je je team en je opdrachtgevers hier op voorbereiden. Je kunt met elkaar voorspellen welke plekken op gaan spelen als het moment daar is. En afspraken maken over hoe je daar mee omgaat. Zodat je op het moment dat de chaos losbreekt de afspraken erbij kan pakken. En je de emoties niet de overhand geeft bij het nemen van besluiten.

Help je omgeving de chaos te verdragen. Maak duidelijk dat heftigheid er in deze fase bij hoort; dat het een natuurlijke reactie is als het oude al min of meer is losgelaten, maar de nieuwe situatie nog niet concreet is. Vertel dat het erbij hoort en dat deze fase eindig is.

Als projectleider is dit een uitdagende fase, maar als je het kunt herkennen voor wat het is dan besef je dat het de laatste groeipijn is voor het ‘nieuwe normaal’ aantreedt.