Het stokje overnemen – 5 tips voor projectleiders

Niet elke implementatie heeft van begin tot eind dezelfde projectleider. Ik word zelf regelmatig ingevlogen om een project over te nemen. Meestal kom ik in beeld als een project om wat voor reden dan ook is vastgelopen. Of als het aan het begin staat van een fase die vraagt om een heel ander type aansturing.

Door schade en schande heb ik geleerd hoe je dat het beste doet: het stokje overnemen van een andere projectleider. Er zijn namelijk best wat valkuilen waar je een eerste keer (maar soms ook een tweede. Of derde…) in stapt. Het leek me dan ook nuttig om mijn inzichten en ervaringen te delen.

Projectcultuur

Het bijzondere aan het overnemen van de aansturing van een voorganger, is niet alleen dat er al een structuur is. Maar vooral ook dat er al een projectcultuur is. En die kent bepaalde gebruiken en tradities, aannames en overtuigingen die niet in een overdrachtsdocument, projectrapportage of voortgangsdocument te vinden zijn. Er is al een tijdje een collectief proces aan de gang waar jij geen deel van uitmaakte en opeens stap jij als nieuwe leider het project binnen.

Het bijzondere van het overnemen van de aansturing is niet alleen dat er al een projectstructuur is, maar vooral dat er al een projectcultuur is

Afhankelijk van de reden waarom jij bent ingeschakeld kan er zelfs pijn in het team of in de organisatie zitten, waar jij opeens ‘van bent’. Hoe kom je achter hoe de vlag erbij hangt? En hoe doe je recht aan wat er al is gedaan, zonder eventuele weeffouten over te nemen?

Vijf tips uit de praktijk over het zorgvuldig en effectief overnemen van een project van een voorganger.

 

Laat je introduceren. Het helpt als je persoonlijk wordt geïntroduceerd door een ingewijde in het project. Dat kan, afhankelijk van de situatie, de vorige projectleider zijn, maar ook de opdrachtgever of een teamlid. Het geeft, ongeacht wat er gebeurd is, meer rust bij stakeholders als iemand uit de ‘inner circle’ van het project je voorstelt als iemand waarbij de klus in goede handen is.

 

Leer de context kennen. Spreek met directe en indirecte stakeholders in en rond het project. Luister, verzamel feiten en opvattingen en wacht zo lang mogelijk met het trekken van conclusies. Vraag naar wat er goed werkte en wat er anders zou moeten. Probeer op een objectieve manier te doorgronden waarom de organisatie het nodig vond om een nieuwe fase in te luiden. Blijf altijd respectvol spreken over je voorganger en probeer je mening niet te laten beïnvloeden door – soms gekleurde – opvattingen van je gesprekspartners. Neem wel notie van gekleurde meningen, omdat deze waardevolle informatie kunnen bevatten over belangen, opvattingen en valkuilen.

 

Neem notie van gekleurde meningen; deze kunnen waardevolle informatie bevatten over belangen, opvattingen en valkuilen

Stel je eigen diagnose. Als je de context hebt leren kennen en alle harde en zachte informatie tot je hebt genomen kun je zelf een diagnose stellen. Het is goed om daar ook weer niet te lang mee te wachten, omdat jouw verwondering uit de eerste periode veel zegt over wat er aan de hand is en wat het project nodig heeft. Als je te lang wacht wordt je teveel onderdeel van het project om het nog zo scherp te kunnen duiden.

 

Eerbiedig wat werkt. Doe recht aan wat er al bereikt is en wat er in de projectcultuur gewaardeerd werd. Het negeren van resultaten of waarden van voor jouw komst doet het team en het proces tekort. Jij bent als projectleider een instrument om een verandering te helpen implementeren, maar de verandering is al in gang gezet voor jij aantrad. Heb daar begrip en respect voor.

 

Voeg je eigen geluid toe. Het voorgaande betekent uiteraard niet dat je niet je eigen stempel mag drukken. De andere kant van de rol als instrument is namelijk dat jij een uniek projectleiders-DNA hebt, waar een beroep op wordt gedaan om een verandering te implementeren.

Einstein zou ooit gezegd hebben: “Waanzin is: steeds opnieuw hetzelfde doen en dan andere uitkomsten verwachten.” Daar zou ik aan toe willen voegen dat waanzin óók is om dat wat prima werkt te diskwalificeren, louter omdat het niet van jou kwam. Zo rem je de beweging die al was ingezet helemaal af.

Beter vul je wat al werkte aan met het specifieke geluid dat jij, met jouw unieke set aan capaciteiten en ervaring, in je repertoire hebt. Zo componeer je een gezamenlijke compositie die recht doet aan het hele proces, van initiatie tot implementatie.

Klaar met ploeter projecten? Mijn gratis e-book met strategieën voor moeiteloze projecten kun je hier downloaden

Wil je dagelijks inspiratie? Like De Implementatiedokter op Facebook.

 

Wil je ook moeiteloos projecten leiden?

Wil je leren hoe ook jij moeiteloos, ontspannen en succesvol projecten kunt leiden? Op 28 november geef ik een live introductieworkshop Moeiteloos Projecten Leiden. Ik geef je daarin een aantal praktische tools en strategieën die je direct in de praktijk kunt brengen. Je leest er hier meer over.
 

Klik voor meer informatie

1306

Ook interessant voor je

2 comments on “Het stokje overnemen – 5 tips voor projectleiders

Petra,
een prettig leesbaar verhaal met veel herkenning wat mij betreft. een kleine toevoeging wellicht: bij introductie door een direct betrokkenen, hoor je ook uit diens mond hoe hij of zij jou ziet in de context van het project. Je schrijft niet zozeer over het vertrek van de voorganger, de aanleiding daartoe en hoe daarop is gereageerd. Wellicht een 6e tip?

    Petra - admin Post author

    Hoi Gert, dank voor de aanvulling en helemaal eens: een dergelijke warme introductie is inderdaad óók voor jezelf heel verhelderend. En hoe je omgaat met de omgeving die moet ‘dealen’ met het (soms plotselinge) vertrek van je voorganger rechtvaardigt eigenlijk een zelfstandige blog. Ga ik even op broeden, thanks!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *