Weg met projectbureaucratie

Eerst dacht ik nog dat het toeval was, of dat ik er gewoon wat overgevoelig voor was. Maar nu ik ook mijn coachklanten er regelmatig over hoor klagen, moet het me toch een keer van het hart.

In een poging om de hoge projectdruk beheersbaar te houden, maken organisaties regels en procedures. Daar is op zich niets mis mee. Maar omdat deze regels en procedures vaak niet leiden tot het gewenste gevoel van in control zijn, worden ze steeds fijnmaziger, talrijker, complexer.

En zo lekt steeds meer van onze tijd weg. Naar het uitzoeken van de regels. En aan het verantwoorden van wat we gedaan hebben en nog gaan doen.

Het zoeken naar de juiste procedure voor het aanvragen van ‘resources’. Het speuren naar de juiste templates en procedures voor het indienen van plannen, begrotingen en rapportages.

Van het uitzoeken van kostenplaatsen, via het regelen van projectnummers tot het regelen van vergaderruimtes: overal bestaat een specifieke set aan regels voor. Die ook nog eens regelmatig aan verandering onderhevig is.

Zeephelling

Soms heeft het regelen van ‘resources’ voor een project veel weg van het tegen een zeephelling op rennen. Elke keer als je er bijna bent en je de eindstreep bijna binnen handbereik hebt, glijd je weer terug en kun je opnieuw beginnen. Er ontbreekt een handtekening. Je hebt het oude template gebruikt, we hebben sinds vorige week een nieuwe. De aanvraag had drie weken van te voren moeten zijn ingediend.

Nogmaals, het is goed dat er afspraken zijn. Zonder regels en enige structuur kan elk project in potentie een soort wild west tafereel worden. Daar is niemand bij gebaat.

Maar draagt deze mate van bureaucratie echt bij aan het in control komen van organisaties? Is het effectief om op deze manier mensen en middelen te verdelen? En in hoeverre helpen al deze regels en procedures bij het aanjagen van de innovatie, van de inspiratie en het teamwork dat nodig is om iets nieuws te implementeren? Om beweging te brengen?

Projectdruk

Ik zie hoe de projectdruk in veel organisaties enorm is. Ambities zijn soms onrealistisch hoog. Er zijn eenvoudigweg te veel projecten die met te weinig mensen en middelen in te weinig tijd voor elkaar gebokst moeten worden.

Maar dit probleem proberen weg te managen door nog meer regels en procedures is daarvoor niet de oplossing. Net zo min als het bijhouden van fancy dashboards, charts of draaitabellen.

Projectbureaucratie is een schaamlap. Het creëert een papieren werkelijkheid. Het gaat voorbij aan de onderliggende oorzaak van het zeurende gevoel niet in control te zijn. Namelijk dat we het niet aandurven om het échte gesprek met elkaar aan te gaan. Om scherpe keuzes te maken (of te vragen) over hoe we onze schaarse mensen en middelen willen inzetten.

 

Hoe bouw je een positief project?

Heb je het gevoel dat er een leuke en positieve manier moet zijn om projecten te organiseren? Je leest er hier alles over.
 

Bouw aan een Positief Project

2907

Ook interessant voor je

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *