Zo’n aanpak is duidelijk, overzichtelijk en prima uit te leggen. Eerlijk is eerlijk: dat werkt lekker.

Maar dan gebeurt er iets. Niet omdat er een Legoblokje mist, of omdat de instructie over de te nemen stap niet duidelijk is. Maar omdat er mensen bij betrokken raken.

Waar mensen een rol krijgen in je project, of dat nu teamleden, klanten, eindgebruikers of collega’s zijn, begint het proces wezenlijk af te wijken van een Lego-instructie.

Elk project, hoe groot of klein ook, betekent dat er iets in beweging wordt gezet. Dat er iets verandert. En de meeste mensen vinden het prima om te veranderen, maar niet om veranderd te worden.

Keukenkastje

Ken je dat? Op een geïnspireerde dag heeft je partner geheel naar eigen inzicht de keukenkastjes logischer georganiseerd. Je blijft vervolgens wekenlang misgrijpen, elke keer als je je favoriete koffiemok wilt pakken.

Het is niks groots, maar toch ben je er stiekem best een beetje knorrig over: wat is dit voor logica? Jij zou het heel anders aangepakt hebben! Bij het uitruimen van de vaatwasser saboteer je subtiel het systeem door je koffiemok weer lekker op de oude plek neer te zetten. En binnen de kortste keren begint de indeling van de keukenkastjes weer verdacht veel op de voor-situatie te lijken…

Zodra de menselijke factor een rol gaat spelen in projecten kun je als projectleider kiezen uit twee strategieën: je kunt je stoïcijns aan je eigen bouwtekening houden en precies volgens plan doorstomen naar de gewenste eindoplossing.

Of je kunt het project een product van co-creatie maken. Waarmee je moet accepteren dat je je aangenaam gestructureerde stappenplan op onderdelen moet loslaten. En dat het eindresultaat er misschien anders uit ziet dan je aanvankelijke zorgvuldig gecomponeerde Lego-bouwtekening.

Korte of duurzame weg?

Waar de eerste aanpak meestal de kortste weg is naar het projectresultaat, blijkt de tweede aanpak vaak de meest duurzame.

Niet omdat het project anders de eindstreep niet haalt. Maar wel om te stimuleren dat het eindresultaat van het project geaccepteerd wordt. Dat klanten, gebruikers en beheerders zich er in herkennen en het op de juiste manier gebruiken. Dat ze zich er (mede) verantwoordelijk voor voelen omdat het de uitkomst is van een gezamenlijk proces.

En last but not least: om te voorkomen dat ze – bewust of onbewust – hun metaforische koffiemok telkens weer op de oude plek neerzetten.