Elk project begint met een wens. Een gedachte dat iets anders of beter kan. Deze droomfase is belangrijk in een project. Het is de periode om een gedeeld beeld te ontwikkelen van het Waarom en het Wat. Waarom willen we deze verandering? Welk probleem lost het op? En wat moet er gebeuren?

De tijd tussen de conceptie van een project en de daadwerkelijke start is echter vaak onnodig lang. En dat is zonde. De verleiding is namelijk groot om ook het Hoe eerst vast te leggen. Het vooraf dicht timmeren van het Hoe voelt als een verzekering van het project: we hebben alles doordacht, we weten precies hoe we van A naar B gaan en we hebben voor elk risico een tegenmaatregel verzonnen. En natuurlijk kost het maken van zo’n doorwrochte blauwdruk tijd. Maar is het die investering waard of zorgt het voor schijnveiligheid? Maakt het een projectorganisatie robuust of juist rigide?

Ik houd hier zeker geen pleidooi om zonder plan of richting aan de slag te gaan. Wel wil ik een lans breken voor het ouderwetse handen uit de mouwen en aan de slag.

Als het Waarom en het Wat duidelijk zijn, ontvouwt het Hoe zich onvermijdelijk in de praktijk. Natuurlijk moet je beginnen met een heldere marsroute en duidelijke stappen. Maar pas als je aan de slag gaat komt een organisatie écht in beweging. En al snel blijkt dan dat de realiteit meer wendbaarheid en creativiteit vraagt dan je vooraf had kunnen voorzien. Want de technische problemen komen net uit een andere hoek dan je gedacht had. En ook de weerstand is van een andere aard dan waarop je had geanticipeerd.

Ik ben een groot voorstander van in actie komen. Niet eindeloos nadenken over de te nemen route, maar beginnen met gewoon doen. En daarna blijven doen. Vijf manieren waarop actie nemen je helpt om resultaten te boeken:

1. Actie creëert momentum voor verandering – een aangekondigd project heeft bij degenen die niet in het projectteamzitten een eerst-zien-dan-geloven-status. Ook al gaat de verandering impact hebben op hun werkzaamheden, zolang er nog niks zichtbaars gebeurt, bestaat het nog niet. Pas zodra er zichtbare actie is, ontstaat er beweging en reuring. En dat is precies het momentum dat je nodig hebt in je implementatie.
2. Learning by doing – Een team dat meteen aan de slag gaat heeft meer gelegenheid om fouten te maken. Precies wat je nodig hebt! Het draagt namelijk enorm bij aan de kwaliteit van het eindresultaat. Of, zoals Thomas J. Watson dat omschreef: “If you want to increase your success rate, double your failure rate”.
3. Actie houdt de energie in een project – Een project waarin ruimte is voor experimenteren, spelend leren en steeds verder verbeteren, heeft een positieve vibe. Weet je nog hoe je vroeger een hut bouwde me je vriendjes? Daar kwamen ook geen plannen, tekeningen of risicoanalyses aan te pas. Je ging gewoon meteen met elkaar aan de slag. De eerste pogingen waren verre van optimaal. Maar door het onvermoeibaar aanbrengen van kleine verbeteringen kon je er uiteindelijk zelfs een nacht in slapen. De hele bouw was een avontuur en je was met zijn allen apetrots op het eindresultaat.
4. Co-creatie met eindgebruikers – Eindgebruikers die op tijd worden betrokken bij de actie worden er onderdeel van. Ze helpen je voorkomen dat het eindresultaat te ver los drijft van de praktijk. Het is niet nodig om bang te zijn dat ‘gezeur’ of tegenwerking van eindgebruikers het project lam leggen. Het organiseren van tegenspraak in je projectaanpak geeft juist een boost aan de kwaliteit. En aan het gevoel van verantwoordelijkheid bij de betrokkenen voor het eindresultaat.
5. Ingewijde gebruikers – Een mooie bijvangst van het betrekken van eindgebruikers in de actie is dat er en passant een legertje mensen met verstand van zaken ontstaat. Dat zijn je beste ambassadeurs. Bovendien kunnen zij bij de implementatie de rol van vraagbaak voor collega’s vervullen. Win – win!